Deelnemersreglement Alpe d’HuZes 2019

Alpe d’HuZes is geen wedstrijd of toertocht. Het doel is zo veel mogelijk geld in te zamelen voor het Alpe d'HuZes/KWF-fonds in de strijd tegen kanker, door de Alpe d’Huez fietsend of (hard)lopend één tot zes keer te beklimmen. Als je deelneemt aan Alpe d’HuZes gelden voor jou de volgende regels:

Toegestane vervoermiddelen zijn:

  • Alleen op spierkracht voortbewogen fietsen
  • Speciale fietsen in verband met een handicap

Alle deelnames die anders zijn dan lopen of fietsen op een normale fiets, bijvoorbeeld wheelers, handbikers, moeten worden voorgelegd aan de organisatie. Speciale verzoeken kun je met een uitgebreide motivatie naar ons e-mailen (deelnemers@alpe-dhuzes.nl). Beslissingen over deelname met speciaal vervoer worden te allen tijde door Alpe d’HuZes genomen en zijn bindend.

Alpe d’HuZes donderdag 6 juni 2019:

  • Start om 4.30 uur (in Bourg d’Oisans). De laatste startmogelijkheid is om 18.00 uur. De finish in Alpe d’Huez sluit om 20.00 uur.
  • Per deelnemer worden maximaal zes beklimmingen geregistreerd.
  • Bij inschrijving verklaar je dat je akkoord en bekend bent met de inhoud van dit reglement. Bij niet-naleving van dit reglement kan de organisatie je uitsluiten van deelname.
  • Je zet je volledig in om het streefbedrag van 2500 euro te behalen en je doet dit m.b.v. je actiepagina. Eventueel contante donaties en financiële voordelen in kader van Alpe d’HuZes maak je over op je actiepagina. 

I. Inschrijving

  1. De inschrijving start op 8 oktober 2018 en sluit bij het bereiken van 5000 deelnemers. Let op: inschrijving gebeurd m.b.v. je e-mailadres, dit e-mailadres kan maar voor één persoon gebruikt worden, dus ook niet voor een partner die zich ook wil inschrijven.
  2. Alle deelnemers die zich vóór 1 februari 2019 om 20.00 uur hebben ingeschreven, ontvangen een gepersonaliseerde kledingset. Deelnemers die zich na deze datum inschrijven, ontvangen wel een kledingset, maar zonder (team)naam en eventuele (team)logo’s.
  3. De inschrijving is alleen definitief als het inschrijfgeld is betaald. De inschrijving bestaat uit 2 stappen: 1) het aanmaken van een account en 2) de feitelijke inschrijving. Het inschrijfgeld moet direct na het inschrijven (stap 2) worden betaald. Als er niet is betaald, worden je gegevens die (bij stap 1) zijn ingevuld, wel opgeslagen. En kan er op een later moment de inschrijving (stap 2) worden afgerond. Zo lang er geen inschrijfgeld is betaald is de inschrijving niet definitief en is de inschrijving niet gelukt. Indien stap 1 is afgerond wordt een bevestigingsmail verstuurd met gegevens van je account. En als de betaling is afgerond ontvang je een bevestigingsmail dat je inschrijving is gelukt.
  4. Teamleden worden uitgenodigd door de teamcaptain en ontvangen een e-mail met link. Via deze link schrijven zij zich in, dit zorgt er voor dat teamleden in het juiste team terecht komen.

(schematische weergave inschrijving)

Inschrijving Flowchart

Je kunt op twee manieren deelnemen: (1) fietsen, (2) (hard)lopen. 

II.Inschrijfvoorwaarden

  1. Je inschrijving is per e-mail bevestigd en je hebt het inschrijfgeld betaald.
  2. Een team bestaat uit minimaal twee en maximaal tien actieve deelnemers. Een teamcaptain die niet meefietst of -loopt, telt niet mee als actieve deelnemer en betaalt geen inschrijfgeld, maar krijgt ook geen kledingset.
  3. Het inschrijfgeld bedraagt 125 euro inclusief btw. Daarbij is een basisset gepersonaliseerde Alpe d’HuZes-kleding inbegrepen (Zie ook artikel I). 
  4. Let op: het inschrijfgeld is alleen via iDEAL of creditcard te betalen.
  5. Het is niet toegestaan en ook niet mogelijk (de inschrijfmodule staat dit niet toe!) om fictieve deelnemers op te voeren of namen en/of gegevens later aan te passen. Het 'vervangen' van een teamlid binnen een team is wel mogelijk tot en met 1 februari 2019; dat nieuwe teamlid wordt dan beschouwd als een nieuwe inschrijving waarvoor inschrijfgeld moet worden betaald. Bij inschrijving van een team is de teamcaptain te allen tijde aanspreekpunt voor de organisatie van Alpe d’HuZes. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het tijdig voldoen aan alle criteria.
  6. Je gaat akkoord met eventueel gebruik van je beeltenis in druk, op foto, film, video en dergelijke voor promotionele doeleinden van de stichting Alpe d’HuZes, zonder daarvoor een vergoeding te claimen.
  7. Inschrijfgeld en eventueel gerealiseerde opbrengsten uit donaties of sponsorgeld worden niet geretourneerd, ook niet bij vrijwillige uitschrijving of bij uitsluiting van deelname. Wel wordt de kleding die bij het inschrijfgeld is inbegrepen uitgeleverd. Voor een teamlid wordt deze kleding uitgeleverd aan de teamcaptain. Alpe d’HuZes levert een dienst met betrekking tot vrijetijdsbesteding. Hierdoor is het herroepingsrecht niet van toepassing.
  8. Indien een deelnemer door medische redenen niet mag mee doen en dit medisch advies vóór 1 februari 2019 20.00u is overlegd met de organisatie (via deelnemers@alpe-dhuzes.nl) dan is het mogelijk dat het inschrijfgeld wordt gerestitueerd. Daarbij geldt dat:
    • In geval van restitutie door medische redenen zal er geen Alpe d’HuZes kleding worden geleverd.
    • Gerealiseerde opbrengsten uit donaties of sponsorgeld worden niet geretourneerd.
  9. Je bent verplicht om op donderdag 6 juni 2019 Alpe d’HuZes-kleding van 2019 te dragen en de tijdregistratiechip en het startbordje (met persoonlijke gegevens) te bevestigen.
    Persoonlijke gegevens:
    Vul op de achterzijde van het startbordje dat je in Frankrijk ontvangt je persoonlijke gegevens in. Mocht je tijdens je deelname aan Alpe dHuZes een beroep moeten doen op medische zorg, dan is het van belang dat wij op de hoogte zijn van allergieën, gebruik van geneesmiddelen en of je onder behandeling bent van een huisarts en/of een specialist, maar ook de naam van je zorgverzekeraar (en polisnummer). Die gegevens kunnen van grote waarde zijn bij het stellen van een juiste diagnose en het instellen van een behandeling.
  10. Je moet de aanwijzingen van de op het parcours aanwezige Alpe d’HuZes-organisatie en Alpe d’HuZes-motards opvolgen.
  11. Van elke deelnemer, individueel of teamlid, verwachten we dat die zich tot het uiterste inspant om een minimale bijdrage van 2500 euro bijeen te brengen. En daarbij zal de deelnemer contante donaties en financiële voordelen in het kader van Alpe d’HuZes overmaken op zijn/haar actiepagina.
  12. Je houdt je persoonlijke actiepagina bij op de website, teamcaptains houden ook de teampagina bij. Via deze actiepagina kan de deelnemer zijn donaties werven en zien welk totaalbedrag aan donaties hij/zij heeft ontvangen.
  13. Alpe d’HuZes en jouw gezondheid
    Je gezondheid is je eigen verantwoordelijkheid. We raden alle deelnemers aan zich sportmedisch te laten onderzoeken. Deelname aan Alpe d’HuZes moet veilig en vooral in goede gezondheid gebeuren; je levert immers een zware lichamelijke inspanning. Een sportmedisch onderzoek wordt door de organisatie niet verplicht gesteld, maar wel dringend aangeraden. Een sportmedisch onderzoek heeft een preventief karakter en is bedoeld om te komen tot een veilige en verantwoorde sportbeoefening. Ook geeft het inzicht in je conditie en wordt er tijdens het uitgebreide onderzoek een passend, gericht trainingsadvies gegeven.
    Je kunt een sportmedisch onderzoek bij verschillende instanties aanvragen. In sommige gevallen wordt het zelfs vergoed door de zorgverzekeraar.
  14. Deelname aan Alpe d’HuZes is op basis van eigen risico zie ook artikel VII, lid1 en 2.

III. Deelnemers onder de 18 jaar

Onder 'deelnemers jonger dan 18 jaar' wordt verstaan 'deelnemers die op de koersdag nog geen 18 jaar zijn'. Deelnemers jonger dan 18 jaar:

  1. doen mee onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en hebben de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger nodig. Daarvoor moet een 'toestemmingsverklaring' worden ingevuld. Deze verklaring kan hier worden gedownload. De toestemmingsverklaring moet vóór 1 maart 2019 worden gemaild naar: onderde18@alpe-dhuzes.nl.
  2. doen mee onder een ‘een-op-een‘-begeleiding van een volwassene.
  3. mogen niet per fiets afdalen. De organisatie faciliteert vervoer naar beneden met liften tegen een geringe betaling.
  4. kunnen alleen ingeschreven worden als de begeleider ook ingeschreven is als deelnemer. Zij moeten allebei aan de voorwaarden van dit Deelnemersreglement voldoen.

IV. Alpe d’HuZes-kleding

Een belangrijk onderdeel van de herkenbaarheid van het evenement is de gelijkheid in kleding.

  1. De deelnemer is verplicht gedurende de beklimming(en) op de koersdag Alpe d’HuZes-fietskleding of Alpe d’HuZes-loopkleding van 2019 te dragen.
  2. De kleding wordt tijdens de kick-off van Alpe d’HuZes op Papendal (Arnhem) uitgereikt. Ieder team en iedere individuele deelnemer is verplicht de kleding daar zelf op te halen of op te laten halen. Er is geen andere mogelijkheid om de kleding op te halen.
  3. De kleding wordt niet opgestuurd en niet mee naar Frankrijk genomen door de organisatie.

V. Veiligheid

  1. Tijdens de beklimming en de afdaling is het voor de fietsende deelnemer verplicht om een fietshelm te dragen.
  2. Op de koersdag is de maximumsnelheid voor de dalende fietser 45 km/uur.
  3. Je moet zelf afdoende verzekerd zijn tegen alle schade die je eventueel aanbrengt aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP) die geldig is in Frankrijk en voor dit evenement. Ook moet je beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering die geldig is in Frankrijk, inclusief eventuele repatriëringskosten.
  4. Je moet zelf verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie in Frankrijk. Als je verzekeringsmaatschappij dit heeft uitgesloten, moet je je hiervoor apart verzekeren.
  5. De fietsende deelnemer verklaart te beschikken over een deugdelijke fiets en deugdelijk fietsmateriaal.

VI. Aanwijzingen organisatie, autoriteiten en overtreding daarvan

  1. Je moet de aanwijzingen van de Alpe d’HuZes-organisatie onmiddellijk opvolgen.
  2. Je moet de aanwijzingen van de Franse autoriteiten onmiddellijk opvolgen.
  3. De Franse verkeersregels en wetgeving zijn van toepassing en moeten worden gerespecteerd.
  4. Bij ongeoorloofd gedrag kun je door de organisatie van verdere deelname worden uitgesloten.

VII. Aansprakelijkheid

  1. Deelname aan Alpe d’HuZes is te allen tijde volledig op eigen risico van de deelnemer.
  2. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan of is ontstaan voorafgaand aan, tijdens of na afloop van deelname aan het evenement. Dit geldt ook bij afgelasten of verplaatsen van het evenement, en voor ongevallen, diefstal of welke schade dan ook.

VIII. Overige

In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van het reglement, besluit de koersdirectie wat de handelwijze moet zijn.

Heb je nog vragen, klachten en/of opmerkingen? Kijk dan eerst bij de Veelgestelde vragen. Zit het antwoord op je vraag er niet tussen, mail dan met dan met deelnemers@alpe-dhuzes.nl. We doen ons best je vraag zo snel mogelijk te beantwoorden.

Belangrijke data voor de agenda

Deadline

Actie

8 oktober 2019

Start inschrijving Alpe d’HuZes 2019

1 februari 2019 (20.00 uur)

Sluiting inschrijving voor gepersonaliseerde kleding Alpe d’HuZes

1 februari 2019 (20.00 uur)

Sluiting mogelijkheid tot wijziging kleding(maten)

1 februari 2019 (20.00 uur)

Sluiting mogelijkheid tot wisselen teamleden

1 februari 2019 (20.00 uur)

Restitutie inschrijfgeld (zie voorwaarden hierboven)

1 februari 2019 (20.00 uur)

Sluiting mogelijkheid tot bestellen extra koerskleding

10 februari 2019 (23.59 uur)

Aanleveren sponsorlogo's

1 maart 2019 (20.00 uur)

Insturen toestemmingsverklaring 'onder de 18' 

Verklaringen bij het inschrijven: 

  1. Ik heb kennisgenomen van het reglement van Alpe d’HuZes en zal dienovereenkomstig handelen.
  2. Ik geef stichting Alpe d’HuZes en KWF Kankerbestrijding toestemming om mijn e-mailadres te gebruiken voor het zenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen en berichten die te maken hebben met het evenement Alpe d’HuZes en gerelateerde evenementen van Alpe d'HuZes en KWF. De stichting Alpe d'HuZes zal dit adres niet doorgeven aan derden of voor andere doeleinden gebruiken. Let op! Als je hier niet voor kiest, ontvang je van ons op geen andere manier informatie over het evenement.
  3. Deelname aan Alpe d’HuZes is een zware lichamelijke inspanning. Ik heb kennisgenomen van het feit dat daarvoor een goede conditie noodzakelijk is. Een gedegen voorbereiding/trainingsprogramma draagt daaraan bij. Een sportmedisch onderzoek wordt door de organisatie niet verplicht gesteld, maar kan goed inzicht verschaffen in mijn fysieke gesteldheid en daarmee ook bijdragen aan een goede voorbereiding en valt onder mijn eigen verantwoordelijkheid.