search

Vacature: Teamlid Secretariaat

Nog
dagen,
uur,
minuten en
seconden
10021548
Gedoneerd

FUNCTIEPROFIEL TEAMLID SECRETARIAAT

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Het secretariaat ondersteunt het bestuur, het projectbureau, de clustercoördinatoren en de teamleiders die het evenement Alpe d’HuZes organiseren. Van start tot finish, van kick-off tot evaluatie, van koersweek tot cheque-uitreiking. Kortom: van begin tot eind.

Belangrijkste verantwoordelijkheden team:

Het Team Secretariaat is de spil in de planning en organisatie van het evenement Alpe d’HuZes.

Taakomschrijving functie:

De volgende taken worden (onder andere) door het secretariaat uitgevoerd:

  • Plannen van bijeenkomsten van het raad van toezicht, het bestuur, het projectbureau, het clustercoördinatoren-overleg (CCO) en het teamleidersoverleg (TLO);
  • Locaties voor de bijeenkomsten zoeken en bevestigen;
  • Uitvragen en opstellen van de agenda’s van de bijeenkomsten;
  • Notuleren van telefonische en fysieke vergaderingen;
  • Getekende notulen dienen te worden opgeslagen in Exact Synergy;
  • Draaiboek voor de koersweek maken. Dit betreft het verzamelen, controleren en samenvoegen van draaiboeken van alle teams tot één centraal draaiboek voor de koersweek;
  • Het verzamelen van takenoverzichten van alle teams;
  • Gebruik van Exact Synergy in de organisatie. Dit houdt in: opslaan van de documenten, bijhouden van de NAW-gegevens vaste vrijwilligers, etc;
  • Administratieve taken: je onderhoudt het e-mailverkeer van en ;
  • Aanvragen van e-mailadressen met wachtwoorden bij applicatiebeheer;
  • Accreditatielijsten aanmaken voor de koersweek in Frankrijk;
  • Etc. etc.

Dit lijkt een echte duizendpoot-functie en dat is het ook. De opsomming hierboven is slechts een greep uit de vele werkzaamheden die, vaak ad-hoc, bij de organisatie van dit evenement moeten gebeuren.

De volgende competenties zijn voor deze functie van belang:

  • Mondelinge en schriftelijke communicatie: je bent in staat om je meningen en ideeën aan anderen duidelijk te maken, gebruikmakend van duidelijke taal;
  • Door jouw manier van samenwerken draag je bij aan de organisatie en daarmee het succes van Alpe d’HuZes;
  • Aanpassingsvermogen: je blijft doelmatig handelen door je aan te passen aan veranderende omstandigheden, taken en/of verantwoordelijkheden;
  • Flexibiliteit: je weet het gestelde doel te bereiken doordat je flexibel gebruik kan maken van diverse gedragsstijlen;
  • Voortgangsbewaking: je bent in staat de voortgang van de taken en de activiteiten van vrijwilligers en van je eigen taken en verantwoordelijkheden goed te bewaken;
  • Besluitvorming: je bent in staat om snel beslissingen te nemen;
  • Je bent in staat om op een effectieve manier je eigen werk te organiseren en je beschikbare tijd en energie te richten op de hoofdzaken en acute problemen.

Vaardigheden van belang voor deze functie:

  • Je bent een bevlogen Alpe d’HuZesser en je wil je inzetten voor de doelstellingen van onze organisatie;
  • Je hebt het vermogen om processen goed te organiseren;
  • Je hebt ervaring met Gmail, Word, Excel en PowerPoint, en mogelijk Exact Synergy;
  • Je bent in het bezit van een rijbewijs en hebt de beschikking over een auto.

Niveau:

  • MBO/HBO-werk- en -denkniveau.

In deze functie werk je intensief samen met:

  • Het bestuur, het projectbureau, de clustercoördinatoren en teamleiders;
  • Het secretariaat zal bestaat uit 2 leden, welke intensief met elkaar samenwerken. Na een inwerkperiode van 6 maanden zal een opdeling in de taken plaatsvinden in gezamenlijk overleg.

Heb je interesse?

Informatie over deze functie kun je inwinnen bij Gerda Eggenkamp van het secretariaat (e-mailadres: ) of bij het team Vrijwilligerscoördinatie (e-mailadres: )

 

Laatste nieuws

Deelnemers gaven Alpe d’HuZes 2017 rapportcijfer 8,8

22-06-2017

Meer dan 50 procent van de deelnemers heeft de Alpe d’HuZes-enquête ingevuld: een enorm aantal van meer dan 2.200 mensen. Daar zijn we als Alpe d’HuZes-organisatie natuurlijk heel blij mee. Trots zijn we op het cijfer dat we voor het evenement kregen: een 8,8 op de schaal van 10. We zijn er stil van. Zo’n hoog cijfers kregen we nooit eerder!

Lees verder

Save the date: 1 oktober chequeoverhandiging

22-06-2017

Op zondag 1 oktober wordt het eindbedrag Alpe d'HuZes 2017 bekendgemaakt en overhandigd aan KWF Kankerbestrijding.

Lees verder

Column Maarten Vaessen

14-06-2017

Kanjers! Dat zijn jullie allemaal. Wat een week hebben we op onze berg gehad! Iedereen kreeg de kans te verwerken, te herdenken en te genieten. En alsof ons evenement al niet genoeg doet met onze emoties, werd daar nog een schep in overtreffende trap bovenop gedaan. Maar Alpe d'HuZes is Alpe d'HuZes, en dus hebben wij deze achtbaan aan emoties sámen verwerkt en opgepakt. (Het nummer Rollercoaster dat Armada Music speciaal voor ons heeft uitgebracht, is dan ook wel erg van toepassing …)

Lees verder

Onze sponsors